發(fā)布時間：2021-03-02所屬分類：管理論文瀏覽：1次
摘 要： 摘要：近年來，檔案數(shù)據(jù)管理成為檔案學(xué)研究中的一個新的關(guān)注點。本文從檔案數(shù)據(jù)管理的內(nèi)涵與對象、面臨的困境、應(yīng)對措施三方面對我國檔案數(shù)據(jù)管理的研究成果進行評述，認為未來我國檔案數(shù)據(jù)管理研究內(nèi)容中需要關(guān)注以下幾個問題：檔案數(shù)據(jù)管理向檔案數(shù)據(jù)治理
摘要：近年來，檔案數(shù)據(jù)管理成為檔案學(xué)研究中的一個新的關(guān)注點。本文從檔案數(shù)據(jù)管理的內(nèi)涵與對象、面臨的困境、應(yīng)對措施三方面對我國檔案數(shù)據(jù)管理的研究成果進行評述，認為未來我國檔案數(shù)據(jù)管理研究內(nèi)容中需要關(guān)注以下幾個問題：檔案數(shù)據(jù)管理向檔案數(shù)據(jù)治理的轉(zhuǎn)變、檔案數(shù)據(jù)化的技術(shù)體系與推進策略以及檔案數(shù)據(jù)開放相關(guān)問題。同時在研究方法上注重多學(xué)科視角與跨領(lǐng)域合作。
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù);檔案數(shù)據(jù)管理;數(shù)據(jù)管理
檔案數(shù)據(jù)管理問題從20世紀(jì)90年代起就受到我國學(xué)者的關(guān)注，馮惠玲教授率先使用檔案數(shù)據(jù)一詞，探討了檔案計算機檢索的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備問題。[1]此時，檔案數(shù)據(jù)僅僅指代的是與檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù)。近年來，隨著大數(shù)據(jù)浪潮下的新一代信息技術(shù)在檔案工作前端與后端的同時發(fā)力，檔案數(shù)據(jù)逐漸成為檔案管理的新對象，檔案數(shù)據(jù)也不再被認為是與檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù)，而是既包括元數(shù)據(jù)又包括內(nèi)容數(shù)據(jù)的大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)治理等領(lǐng)域的研究成果開始滲透到檔案管理當(dāng)中，如何管理檔案數(shù)據(jù)成為檔案學(xué)研究當(dāng)中的新問題。經(jīng)文獻調(diào)研，已有2篇相關(guān)綜述，但其強調(diào)的是不同階段檔案數(shù)據(jù)的概念與檔案數(shù)據(jù)治理的概念問題。為反映近年的研究關(guān)注熱點，本文以相關(guān)文獻較多且具有代表性的CNKI數(shù)據(jù)庫收錄的與檔案數(shù)據(jù)管理相關(guān)的研究成果為基礎(chǔ)，通過系統(tǒng)地整理和綜述，揭示近十年來檔案數(shù)據(jù)管理的研究進展，并對該問題提出研究展望，以期能夠為后續(xù)研究提供參考。
1數(shù)據(jù)來源及統(tǒng)計結(jié)果
1.1數(shù)據(jù)來源
2011-2012年“大數(shù)據(jù)”概念的引入，使得我國檔案數(shù)據(jù)管理研究內(nèi)容產(chǎn)生了巨大改變。為了解近十年的檔案數(shù)據(jù)管理研究現(xiàn)狀，筆者以中國知網(wǎng)期刊全文數(shù)據(jù)庫為文獻來源，以主題為“檔案數(shù)據(jù)”AND“管理”，檢索年限為2011年—2020年，將期刊來源限定為北大核心與CSSCI，剔除不相關(guān)文獻，同時補充“檔案數(shù)據(jù)”AND“治理”等相關(guān)內(nèi)容，最終選取180篇相關(guān)文獻作為研究樣本。
1.2統(tǒng)計結(jié)果
筆者借助Excel、EndNote以及SATI分析軟件，通過定量分析與定性分析來對研究樣本進行處理，從發(fā)文量、核心機構(gòu)、核心作者、發(fā)文期刊四個角度來分析我國檔案數(shù)據(jù)管理的研究現(xiàn)狀。
1.2.1年度發(fā)文量
2011——2020年年度發(fā)文量見下表：
年度發(fā)文量往往體現(xiàn)一個領(lǐng)域?qū)ρ芯繂栴}的關(guān)注程度。表1為篩選后的180篇相關(guān)文獻年度分布情況，對2011-2020年關(guān)于檔案數(shù)據(jù)管理的期刊年度發(fā)文量進行統(tǒng)計，得出此主題相關(guān)文獻整體呈現(xiàn)迅速增長的態(tài)勢，并在2020年達到31篇。就文獻研究增長趨勢看，此問題仍然有較大的發(fā)展空間與研究關(guān)注度。
1.2.2主要發(fā)文機構(gòu)
2011——2020年主要發(fā)文機構(gòu)見下表：
主要發(fā)文機構(gòu)往往體現(xiàn)關(guān)注研究問題的單位分布情況。通過總結(jié)分析，從表2能夠看出對檔案數(shù)據(jù)管理問題關(guān)注的核心機構(gòu)主要包括高校與國家檔案機構(gòu)兩個群體。其中高校以上海大學(xué)圖書情報檔案系、中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院為核心研究單位，檔案機構(gòu)中國家檔案局、廣東省國土資源檔案館、浙江省檔案局、江蘇省檔案館都對檔案數(shù)據(jù)管理問題關(guān)注度較高。
1.2.3主要發(fā)文作者
2011——2020年主要發(fā)文作者見下表：
主要發(fā)文作者往往表現(xiàn)對研究問題關(guān)注度較高的學(xué)者分布情況。目前關(guān)注檔案數(shù)據(jù)管理問題的作者呈現(xiàn)分散分布狀態(tài)，其中發(fā)文量最多的是于英香學(xué)者與金波學(xué)者。劉永學(xué)者、周林興學(xué)者等，多位學(xué)者都對此問題有研究。
1.2.4主要發(fā)文期刊
2011——2020年主要發(fā)文期刊見下表：
高頻文獻來源期刊能夠體現(xiàn)關(guān)注此研究問題的期刊分布情況。筆者總結(jié)發(fā)現(xiàn)，對檔案數(shù)據(jù)管理問題關(guān)注度較高的期刊皆為檔案學(xué)領(lǐng)域期刊，其中《蘭臺世界》發(fā)文量最高，《中國檔案》、《浙江檔案》、《檔案學(xué)研究》等期刊也刊登多篇相關(guān)文獻，表明檔案學(xué)領(lǐng)域整體對檔案數(shù)據(jù)管理研究表現(xiàn)出高關(guān)注的現(xiàn)狀。
由于檔案數(shù)據(jù)管理研究處于尚處于初步發(fā)展階段，在現(xiàn)有研究成果中檔案數(shù)據(jù)管理與檔案數(shù)據(jù)治理的研究內(nèi)容多有交叉，本文統(tǒng)一用“管理”一詞表達。文章采用定性分析將主題框架分為三個部分，一是檔案數(shù)據(jù)管理相關(guān)概念的解讀與辨析，主要包含檔案數(shù)據(jù)概念、檔案數(shù)據(jù)管理模式、檔案數(shù)據(jù)管理工作對象。二是檔案數(shù)據(jù)管理工作面臨的困境，從管理思維、管理權(quán)限、管理能力三個層面進行分析。三是對已有文獻對檔案數(shù)據(jù)管理工作困境提出的解決對策進行總結(jié)歸納。
2關(guān)于檔案數(shù)據(jù)管理相關(guān)概念的辨析
2.1關(guān)于檔案數(shù)據(jù)概念的辨析
不同的學(xué)者對作為檔案數(shù)據(jù)管理對象的“檔案數(shù)據(jù)”的理解不盡一致。有學(xué)者從計算機存儲的視角出發(fā)，認為凡是存儲在計算機及相關(guān)存儲設(shè)施當(dāng)中的數(shù)字檔案以及元數(shù)據(jù)都是檔案數(shù)據(jù)。國家檔案局發(fā)布的《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》指出檔案數(shù)據(jù)包括電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本的內(nèi)容數(shù)據(jù)以及兩者的元數(shù)據(jù)(含目錄數(shù)據(jù));有學(xué)者認為檔案數(shù)據(jù)除了包括數(shù)字檔案，還包括與之相關(guān)的管理類數(shù)據(jù)。金波學(xué)者等人認為檔案數(shù)據(jù)包括業(yè)務(wù)活動過程中形成的數(shù)據(jù)，管理及利用過程中工作人員與用戶產(chǎn)生的數(shù)據(jù)[2][3];有學(xué)者認為新興的具有檔案屬性的數(shù)據(jù)是檔案數(shù)據(jù)。甚至有人說大數(shù)據(jù)是檔案數(shù)據(jù)，有學(xué)者依據(jù)德里達與弗洛伊德的哲學(xué)認識，推知大數(shù)據(jù)都是檔案[4]。網(wǎng)站數(shù)據(jù)、社交媒體數(shù)據(jù)、個人日志等網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也逐漸被納入檔案數(shù)據(jù)的范疇[5];還有學(xué)者指出，經(jīng)過數(shù)據(jù)化處理后形成的數(shù)據(jù)態(tài)的檔案稱為檔案數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)化后的檔案資源才能進行下一步的檔案數(shù)據(jù)利用[6]。錢毅學(xué)者提出部分行業(yè)文檔管理已經(jīng)呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)態(tài)內(nèi)容，需要關(guān)注數(shù)據(jù)本體、流程等問題[7]。對數(shù)據(jù)顆粒單元的檔案管理，需要將檔案數(shù)據(jù)化納入企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃與績效考核。[8]
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筆者認為，檔案數(shù)據(jù)存在廣義與狹義的區(qū)分，廣義的檔案數(shù)據(jù)認為所有系統(tǒng)中生成的具有檔案屬性的數(shù)據(jù)都應(yīng)納入檔案數(shù)據(jù)管理范疇;狹義的檔案數(shù)據(jù)指的是檔案機構(gòu)保存的數(shù)據(jù)資源及在管理過程中生成的有保存價值的管理數(shù)據(jù)。本文所討論的檔案數(shù)據(jù)處于狹義范圍。
2.2關(guān)于檔案數(shù)據(jù)管理模式的辨析
大數(shù)據(jù)浪潮推動檔案行業(yè)開始探索檔案數(shù)據(jù)管理這一問題，縱觀學(xué)界對這一概念的研究，其內(nèi)涵可以解釋為：“檔案數(shù)據(jù)+數(shù)據(jù)管理”與“檔案+數(shù)據(jù)管理”兩種模式。第一種模式“檔案數(shù)據(jù)+數(shù)據(jù)管理”，指的是運用數(shù)據(jù)管理的方法對檔案工作中的數(shù)據(jù)資源進行管理。于英香等學(xué)者將檔案數(shù)據(jù)管理解構(gòu)為：檔案數(shù)據(jù)管理=檔案數(shù)據(jù)+數(shù)據(jù)管理，指的是在數(shù)據(jù)管理范疇管理檔案數(shù)據(jù)[9][10];劉越男學(xué)者認為檔案也是一類數(shù)據(jù)，檔案管理是數(shù)據(jù)管理的組成部分[11];謝國強學(xué)者等則認為數(shù)據(jù)屬于檔案，應(yīng)將數(shù)據(jù)納入檔案管理范疇。[12]可見，對于檔案數(shù)據(jù)管理當(dāng)中檔案與數(shù)據(jù)的關(guān)系檔案界還存在分歧。第二種模式“檔案+數(shù)據(jù)管理”是指檔案部門參與數(shù)據(jù)管理，與數(shù)據(jù)管理部門協(xié)同治理大數(shù)據(jù)[13]。劉越男學(xué)者提出檔案機構(gòu)對業(yè)務(wù)上的文檔和內(nèi)容進行管理，與其他機構(gòu)數(shù)據(jù)管理活動相輔相成，直接或間接的參與數(shù)據(jù)管理[14]。可以看出兩種界定認為的管理對象存在著本質(zhì)的不同。
筆者認為檔案數(shù)據(jù)管理應(yīng)該強調(diào)檔案機構(gòu)借助數(shù)據(jù)管理的方法與技術(shù)，在其管理范圍內(nèi)對檔案數(shù)據(jù)資源進行管理。
2.3關(guān)于檔案數(shù)據(jù)管理工作對象的劃分
由于對于檔案數(shù)據(jù)的不同理解，因此當(dāng)前學(xué)界對于檔案數(shù)據(jù)管理對象的認識也是五花八門。一是認為檔案數(shù)據(jù)管理的對象源自檔案館內(nèi)的原有數(shù)據(jù)以及生成的管理數(shù)據(jù)。例如周楓等學(xué)者就認為檔案數(shù)據(jù)管理對象主要是檔案館藏資源、管理數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)[15];也有學(xué)者將檔案數(shù)據(jù)分類為檔案目錄信息資源、檔案內(nèi)容信息資源、多媒體信息資源、應(yīng)用信息資源、檔案館庫信息資源[16]。二是認為檔案數(shù)據(jù)管理的對象包括檔案館存儲資源之外的大數(shù)據(jù)資源。例如有學(xué)者提出尚未納入檔案部門保管的數(shù)據(jù)，如政府公開數(shù)據(jù)、檔案用戶數(shù)據(jù)，甚至新型數(shù)據(jù)資源，感知數(shù)據(jù)、社交媒體交互數(shù)據(jù)等也是檔案數(shù)據(jù)的來源[17]。筆者認為檔案數(shù)據(jù)管理工作的對象首先應(yīng)該在檔案館內(nèi)，是從業(yè)務(wù)部門移交到檔案館內(nèi)的數(shù)據(jù)資源。其次檔案部門需要對業(yè)務(wù)部門的檔案數(shù)據(jù)資源進行前端控制，提供管理支持，如數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)內(nèi)容的規(guī)范，以便后續(xù)對數(shù)據(jù)收集、保存、利用工作的開展。
綜上，學(xué)界對于檔案數(shù)據(jù)管理的相關(guān)概念并未達成統(tǒng)一，也缺乏對檔案數(shù)據(jù)管理工作的系統(tǒng)解讀。主要表現(xiàn)為：一是對檔案數(shù)據(jù)的定義不明確，對于檔案數(shù)據(jù)工作的對象與來源存在不同的認知，是否包括檔案機構(gòu)外部生成的大數(shù)據(jù)資源是主要矛盾。二是對數(shù)據(jù)管理與檔案管理的關(guān)系解讀存在分歧，到底是運用數(shù)據(jù)管理手段開展檔案工作，還是檔案部門參與數(shù)據(jù)管理工作，需要進一步的明晰。筆者認為，檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)首先符合檔案的基本屬性，其次該檔案是數(shù)據(jù)格式的檔案。檔案數(shù)據(jù)管理工作的對象應(yīng)是在檔案館內(nèi)部對數(shù)據(jù)格式的檔案資源進行管理。
3檔案數(shù)據(jù)管理工作面臨的困境
檔案數(shù)據(jù)管理工作處于起步階段，多數(shù)機構(gòu)的數(shù)字檔案館僅限于對半結(jié)構(gòu)化成果(如PDF、圖片等)進行管理，對于結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)管理，在實際工作中仍有較大難度。通過對文獻進行梳理，得出此困境的形成因素主要分布在檔案機構(gòu)舊有實踐中思維的固化，數(shù)據(jù)浪潮帶來的管理對象復(fù)雜化導(dǎo)致管理職能與權(quán)限的不明確，傳統(tǒng)技術(shù)難以滿足新的工作需求。
3.1管理思維固化
數(shù)據(jù)管理處于萌芽階段，面對檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型，檔案機構(gòu)在思維上存在傳統(tǒng)固化現(xiàn)象。對于檔案管理對象，仍局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理;對于檔案存儲保管，存在管理思維上重數(shù)量、輕質(zhì)量的傾向;對于檔案開放，存在因害怕承擔(dān)信息泄露、篡改等安全隱患的風(fēng)險，而持有“不愿共享、不敢共享、不能共享”的心理[18]。這些固化的傳統(tǒng)檔案管理思維形成檔案數(shù)據(jù)的存儲保管、以及價值發(fā)揮工作的阻礙。
3.2管理權(quán)限模糊
由于對檔案數(shù)據(jù)來源的不確定，其中認為包含政府?dāng)?shù)據(jù)、多媒體等大數(shù)據(jù)的劃分方式，導(dǎo)致在檔案數(shù)據(jù)管理職能劃分上產(chǎn)生爭議。由于檔案部門自身管理權(quán)限的不明晰，使得具體職能未得到明確，導(dǎo)致檔案部門與數(shù)據(jù)管理部門在管理對象上存在交叉，尤其在政務(wù)信息資源歸檔和開放等方面的職責(zé)劃分不明[19]。在浙江省“最多跑一次”改革中，檔案部門與業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)檔案管理問題上權(quán)限不明，導(dǎo)致在實際檔案收集工作難以開展[20]。面對數(shù)據(jù)管理大環(huán)境，檔案部門還未加入已有43個國家部門和單位參與的促進大數(shù)據(jù)發(fā)展部際聯(lián)系會議，表明檔案部門已經(jīng)在一定程度上失去對數(shù)據(jù)管理的話語權(quán)，無疑會影響到日后檔案部門數(shù)據(jù)管理職能的發(fā)揮。
3.3管理能力局限
檔案機構(gòu)在開展檔案數(shù)據(jù)管理工作時主要存在兩方面的能力局限。一是技術(shù)方面。由于實踐部門對檔案數(shù)據(jù)深度分析能力尚淺，檔案數(shù)據(jù)生態(tài)系統(tǒng)不健全，面對檔案數(shù)據(jù)存量多、增長快、類型繁多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的情況，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫不足以處理TB級別的數(shù)據(jù)，無法提供有力的解決措施[21]。對于防范檔案信息的丟失、泄露等檔案數(shù)據(jù)安全管理問題，更是存在技術(shù)上的缺陷。二是數(shù)據(jù)孤島、數(shù)據(jù)難共享問題。在檔案部門，沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的規(guī)范來管理不同全宗的不同系統(tǒng)中形成的不同格式的檔案數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資源的格式與內(nèi)容存在差異。目前檔案數(shù)據(jù)開放共享僅限于部分檔案目錄層級的開放共享，全內(nèi)容數(shù)據(jù)的共享仍難以實現(xiàn)[22]。除此以外，在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理中信息孤島現(xiàn)象也大量存在，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)質(zhì)量差都是阻礙檔案數(shù)據(jù)共享的重要因素[23]。
概言之，檔案數(shù)據(jù)管理工作目前的困境分為兩個方面，一是檔案機構(gòu)內(nèi)部的管理思維與管理能力的局限。筆者認為，需考慮各級檔案館的現(xiàn)有數(shù)字檔案館建設(shè)水平，結(jié)合具體情況分析困境，不可采取“一刀切”的判斷方式，應(yīng)將不同檔案館的困境進行分類總結(jié)，再來尋找應(yīng)對措施。二是檔案機構(gòu)與外部其他數(shù)據(jù)管理機構(gòu)的權(quán)責(zé)不明確。筆者認為，面對數(shù)據(jù)資源的管理權(quán)限問題，檔案機構(gòu)不能急于全包全攬，而是明確與其他機構(gòu)在實際工作中的矛盾，針對矛盾來劃清權(quán)限，明確管理范圍。——論文作者：何玲邢琳悅
